Baranya Megyei Levéltár igazgatási feladatokat is ellátó tudományos intézmény. Általános területi levéltárként működik, így Baranya megye közigazgatási területén keletkezett, ill. Baranya megyéhez kötődő maradandó értékű dokumentumokat őriz. A levéltár jogállását és feladatkörét a levéltári törvény [1995: LXVI., módosítása: 1997: CXL.] és a végrehajtási rendelete [10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet] határozza meg. Ellátja mindazokat a tudományos, igazgatási közművelődési feladatokat, amelyeket a jogszabályok számára előírnak.  

A levéltári anyag védelme és használatának elősegítése érdekében intézményünk nyilvántartja az illetőségi körébe (Baranya megye és Pécs város) tartozó köziratokat képző szerveket és azok irattárában lévő maradandó értékű levéltári anyagot, amelyekre vonatkozóan a törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő. Közreműködik azok iratkezelési szabályzatainak véleményezésében, ellenőrzi az iratkezelési rendjüket és az irattári selejtezésüket. Esetenként részt vesz az iratkezelőik szakmai továbbképzésében is. Gyűjtőkörében átveszi, illetőleg ajándékként vagy letétként elfogadja a köziratnak nem minősülő, a levéltár anyagának forrásértékét gazdagító dokumentumokat.  

Levéltárunk közreműködik a személyi tulajdonban lévő történeti értékű levéltári anyag védetté nyilvánításában. Idegen szerv részéről történt felkérés esetén szaktanácsot ad iratképző és iratőrző szervek részére raktározási, állványozási és technikai kérdésekben. Részt vesz a helyi irattározási tennivalók szakmai-módszertani útmutatásainak kidolgozásában.
 

A levéltár gondoskodik az őrizetében lévő levéltári anyag biztonságos őrzéséről, szakszerű kezeléséről. Elősegíti az őrizetében lévő levéltári anyag használatát az anyag tudományos igényű rendszerezése, rendezése, selejtezése, valamint segédletek készítése és azok közzététele útján; nyilvántartja az őrizetében lévő levéltári anyagot a meghatározott segédletek, nyilvántartások készítése és folyamatos vezetése révén.  

Intézményünk egy fotó- és egy restaurátor műhellyel rendelkezik. A fotóműhely az elmúlt években többek között a mormon egyház és a Yad Vashem Intézet (Jeruzsálem) megbízásából végzett mikrofilmezést. Az előbbinek az anyakönyvek, az utóbbinak a zsidóságra vonatkozó iratokat mikrofilmezte. A felvételekből egy példány a levéltárunkban maradt, így a kutatóink számára hozzáférhető. Emellett műhelyünk a kutatók megrendelésére és a levéltár publikációs céljaira felvételeket és nagyításokat készít, illetve laborálási feladatokat lát el. 

Papírrestaurátor műhelyünk papír- és könyvrestaurálási munkákat végez. Az elmúlt években pályázati támogatásokkal Baranya vármegye nemesi közgyűlésének jegyzőkönyveit és az alispáni iratok mutatókönyveit restaurálta.  

A Baranya Megyei Levéltár egyrészt a levéltári ismeretek, másrészt a helytörténetírás bázisintézménye. A levéltár dolgozói a helyi tudományos és közművelődési intézményekkel és társadalmi szervezetekkel együttműködve végzik Baranya megye és Pécs város történetére vonatkozó forrásanyag feltárását, tudományos feldolgozását és kiadását. Az intézmény a megjelent munkákkal kiadványcserét folytat a társintézményekkel.  

A levéltár gondozásában megjelent, ill. megvásárolható kiadványairól további információ a Kiadványok menüpont alatt található.  

A levéltár közművelődési tevékenysége során levéltár-ismertető órákat tart, levéltár-látogatásokat szervez, megismerteti a levéltár munkáját, történeti jellegű állandó vagy ideiglenes kiállításokat rendez önállóan vagy társintézményekkel közösen. Legutóbbi jelentős kiállításunk a Janus Pannonius Múzeum és a levéltár közös munkája során jött létre Pécs-Baranya 1848-1849 címmel. A levéltár tudományos dolgozói rendszeresen tartanak előadásokat különböző ismeretterjesztési fórumokon, közreműködnek a tanárok szakmai továbbképzésében.  

Intézményünk a hozzánk fordulók kérelmére felvilágosítással szolgál és hiteles másolatot, tartalmi kivonatot ad ki az őrizetében lévő levéltári iratanyagból. 

Ügyfeleink telefonon, levélben, faxon, személyesen és e-mail-en fordulhatnak ügyfélszolgálatunkhoz.  

A telefonon érdeklődő ügyfeleket tájékoztatjuk ügyfélszolgálatunk helyéről, nyitvatartási idejéről, a nálunk található iratanyagról, a kutatáshoz szükséges adatokról, kutatótermünk rendjéről és a kutatási lehetőségekről, illetve az esetlegesen illetékes más levéltárakról, vagy egyéb intézményekről.  

Az e-mail-en történt megkeresés esetén az eljárás hasonló ahhoz, amit a telefonos érdeklődésnél követünk. Az általános tájékoztatáson, útbaigazításon túl konkrét információval viszont nem szolgálhatunk, mivel az elektronikus aláírás, hitelesítés gyakorlata intézményünkben technikailag jelenleg még nem megoldott.  

Intézményünkben évente átlagosan ezer ügyfélszolgálati esetet regisztrálunk, melyek során megközelítőleg ötezer oldal hitelesített másolatot adunk ki.  

A levéltár biztosítja az őrizetében lévő levéltári anyagban való kutatás feltételeit, reprodukciót készít a kért anyagról, indokolt esetben, meghatározott feltételek mellett más levéltárban való kutatásra kölcsönzi a levéltári anyagot. 

Kutatás a Király utcai, a Rét utcai és a Nyírfa utcai részleg kutatótermeiben a nyitvatartási idő alatt végezhető. Évente több száz kutatási engedélyt adunk ki, és ezer feletti kutatási esetet rögzítünk. A kutatók túlnyomó része magyar állampolgár, emellett átlagosan 10-20 külföldi kutató is megfordul kutatótermeinkben.  

A levéltári kölcsönzés keretében intézményünk elsősorban a Magyar Országos Levéltártól kölcsönöz mikrofilmen lévő iratokat: leginkább anyakönyvi és feudális kori anyagokat. 

A levéltári anyagban történő kutatást a levéltári törvényen és a végrehajtási utasításán kívül az adatvédelmi törvény [1992: LXIII.] és a titokvédelmi törvény [1995: LXV.] szabályozza. A levéltári törvény értelmében alanyi jogon, állampolgárságra és életkorra való tekintet nélkül bárki ingyenesen kutathat. A reprográfiai és egyéb szolgáltatásokért azonban fizetni kell. Minden kutatás alapvető kérdése az, hogy az iratok a keletkezésüktől számítva hány év után válnak hozzáférhetővé, kutathatóvá. A levéltári törvény kettős határidőt ír elő: az 1990. május 2. előtt keletkezetteknél 15 évet, az 1990. május 1. után keletkezetteknél 30 évet. Nincs időbeli korlátozás arra az iratra, amelyet már nyilvánosságra hoztak (pl. publikáltak) vagy amelyek közérdekű adatot tartalmaznak. A személyes adatokat vagy szolgálati- és államtitkot tartalmazó iratok külön elbírálás alá esnek. Mindezeken felül egy adott levéltári anyag eredetiben való kutathatóságát annak rossz fizikai állapota vagy különlegesen értékes volta is korlátozhatja. Ilyen esetekben meghatározott feltételek mellett másolattal (mikrofilm és/vagy digitális felvétel formájában) is teljesíthető a kutatási kérelem. A kutató által kért levéltári anyag kiadásának részleges vagy teljes megtagadását a levéltár köteles írásban megindokolni, mely esetben a kutató bírósághoz fordulhat. A kutatási korlátozások alóli felmentés módját, a támogatói állásfoglalás kérését fenti törvények tartalmazzák. 

A kutatás további szabályait (pl. a kiadott levéltári anyag használata, egy napra kiadható mennyisége, a használat időtartama, az adatok megismeréséből fakadó kötelezettségek, reprodukálási feltételek, stb.) a kutatótermi szabályzat tartalmazza. Levéltárunk mindig csak a látogatói jegy kiadása, illetve az előzetes egyeztetést követő napokra tud iratanyagot biztosítani. 

Levéltárunk – az érvényben lévő jogszabályok értelmében – az ügyfelek részére nem végez kutatómunkát. Így vagy maga kutat valaki, vagy másokat (pl. családkutató cégeket) bíz meg ezzel a feladattal. A családfakutatókra is ugyanazok a szabályok érvényesek, mint minden kutatóra. 

A fent említett törvények alapján a levéltárakban általában csak a 90 évnél régebbi személyi adatok szolgáltathatók ki, ezért a kutatónak ennél régebbi, biztos és konkrét adattal (adatokkal) kell rendelkezni a kutatás megkezdéséhez. 

Eredményes kutatómunkát a keresett személy vagy személyek egykorú lakhelye szerinti illetékes megyei levéltár anyagában lehet folytatni. Ez például azt jelenti, hogy levéltárunkban többnyire csak azokra az emberekre vonatkozó adatokat őrzünk, akik Baranya megye területén éltek. 

1895. szeptember 30-ig csak egyházi anyakönyvezés volt Magyarországon. A mai Magyarország területén keletkezett és fennmaradt egyházi anyakönyvekről készült mikrofilmmásolatokat a Magyar Országos Levéltár Óbudai részlege őrzi (Bp., III. ker. Bécsi út 314-324). A mikrofilmeket lehet ott helyben, vagy levéltári kölcsönzéssel a mi levéltárunkban is kutatni. 

Baranya megye és Pécs város felekezeti (1827-1895) és állami anyakönyvi másodpéldányainak (1895-1980) levéltári gyűjteménye a Király utcai részlegünkben található, 124 ifm terjedelemben. Mind az említett mikrofilmek, mind az anyakönyvek itt kutathatók, ha a családtörténet iránt érdeklődő ismeri őseinek települését, vallását és az „anyakönyvi esemény” (születés, házasság, halál) lehető legpontosabb idejét. 

A családfakutatásról általában (letölthető pdf-formátumban) 

Javasolt szakirodalom a témában (Berkes József: Tájékoztató családtörténeti kutatásokhoz)